Le besoin d'être sur la même page, au sens propre et au sens figuré, est essentiel pour des discussions productives, même si vous êtes l'homme le plus riche du monde.
Une série d'articles du magazine Fortune révèle comment des chefs de grandes entreprises organisent leur travail:
- utilisation du téléphone et des cellulaires
- horaire de la journée
- déroulement type d'une journée
- utilisation du courrier électronique
- matériel informatique et logiciels
- etc.
L'article à propos de Bill Gates, mis à part les attendus logiciels de Microsoft et l'utilisation de trois écrans de 21 pouces, révèle un détail intéressant: la présence d'un simple tableau blanc. Comme il le dit:
The one low-tech piece of equipment still in my office is my whiteboard. I always have nice color pens, and it's great for brainstorming when I'm with other people, and even sometimes by myself.
L'utilisation qu'il en fait est tout à fait appropriée. Pour être efficace en groupe, il y a un principe incontournable : on doit afficher une mémoire de groupe visible simultanément par tous. C'est ce que M. Gates fait lorsque les idées émises par le groupe sont saisies sur le tableau blanc. Mais pourquoi limiter cette méthode au simple brainstorming? En tout temps, pour tous types de discussion, on peut utiliser une mémoire de groupe:
Mémoire de groupe? Du pauvre au plus efficace.
- tableau blanc
- flip chart, Post-It format affiche (j'en suis un grand consommateur!)
- multiples affiches (voir point précédent) collées sur les murs au fur et à mesure: toute la conversation demeure visible
- contenu des affiches non linéaire (notes traditionnelles, mais le contenu des discussions est structuré
- la structure peut être souple (carte heuristique) ou plus formelle (carte conceptuelle, arbre d'argumentation, etc.)
L'idée est toujours la même : soutenir notre mémoire (bien faible) et organiser la réflexion. L'animation de nombreuses réunions, mes années de recherches sur les outils pour penser, les centaines de commentaires des gens ayant appris avec moi la carte heuristique ou l'arbre d'argumentation confirment que le bénéfice d'avoir une mémoire de groupe surpasse de loin le léger coût que la schématisation de la conversation/réflexion peut occasionner.
Ma conviction c'est que si vous réfléchissez ou vous réunissez sans schématiser la conversation, vous n'êtes pas aussi efficaces que vous pourriez et devriez l'être.
Un Pierre Falardeau, plus direct, dirait quelque chose dans le genre: «Faut tu être imbécile pour fonctionner encore de même, comme avant, alors qu'on sait comment faire aujourd'hui. C... qu'y en a qui ont du temps à perdre». Un Pierre Bourgault, en paraphrasant une de ses phrases célèbres dirait : «Le dialogue structuré et schématisé nous permet de passer du statut de mouton perdu dans le troupeau à celui du troupeau en éveil, sachant chasser le loup. Cela fait toute la différence du monde.»
Pour clore, voici quelques données provenant du monde de la recherche citées par Robert Horn, de l'Université de Stanford, sur l'effet de supporter visuellement l'information :
- réduction du temps des réunions de 24%
- consensus atteint plus fréquemment (79% versus 58%)
- présentateur perçu comme plus persuasif (67% versus 50%)
- étude de rapport de laboratoire: compréhension de 22% supérieure et 13% plus rapide
- résolution de problème et compréhension à partir de documents (77% versus 54%)
Bref, on peut continuer de parler pour parler ou choisir de structurer le dialogue avec le bon outil visuel pour gagner en efficacité. Votre choix.:-)
L'équipe qui a conçu l'interface de la XBox 360 a aussi utilisé des tableaux blancs (voir mon billet en direct du CHI de mardi 9h). C'est de loin le meilleur espace partagé.